Membuat Surat Resmi beserta Contoh Penulisan Nomor Surat

" Pada surat dinas atau surat resmi, ada sejumlah aturan penulisan yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. "

Pada surat dinas atau surat resmi, ada sejumlah aturan penulisan yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Salah satunya adalah penulisan di bagian nomor surat. Sebab, ternyata masih banyak orang yang belum paham cara menulis nomor surat yang benar.

Untuk itu, artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai nomor surat, mulai dari pengertian, fungsi, cara membuat, hingga contoh nomor surat resmi yang benar sesuai dengan aturannya.

Pengertian Nomor Surat

Surat resmi biasanya mencantumkan nomor surat untuk mempermudah pengarsipan surat yang keluar. Secara umum, nomor surat adalah nomor unit surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi, perusahaan, atau organisasi tertentu.

Dikutip dari Bijak Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi oleh Rishe Purnama Dewi, dkk., (2020: 170), bagian nomor surat berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat, kode instansi, kode bulan, dan tahun pembuatan. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut lebih kecil.

Dalam nomor surat sering ditemukan kode tertentu sesuai dengan kebutuhan lembaga. Kode surat merupakan kode klasifikasi masalah yang disampaikan pada surat.

Aturan Penomoran Surat

Dikutip dari Bahasa Surat Dinas Penulis oleh Dirgo Sabariyanto (1998: 43), ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat, antara lain:

1. Nomor surat terdiri atas kata nomor, nomor urut surat yang dikeluarkan, kode organisasi/instansi, kode bulan, dan tahun pembuatan surat.
2. Kata yang harus digunakan ialah "nomor" bukan "nomer" karena nomor merupakan bentuk baku.
3. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital.
4. Singkatan kata nomor adalah no.
5. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun merupakan bagian sistem penomoran.
6. Kata nomor diikuti tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
8. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.

Fungsi Pembuatan Nomor Surat

Nomor surat memiliki berbagai fungsi bagi organisasi atau instansi terkait dalam pembuatan surat resmi. Adapun beberapa fungsi pembuatan nomor surat secara umum, yaitu:

• Memudahkan pengarsipan surat.
• Memudahkan dalam mencari surat tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
• Memudahkan petugas pengarsipan dalam mencari surat.
• Mengetahui banyaknya surat yang keluar.
• Memudahkan penyimpanan surat.
• Memudahkan penggolongan surat.
• Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
• Dijadikan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Nomor surat menjadi bagian penting dalam surat dinas atau surat resmi yang tidak boleh dilewatkan dan ditulis secara asal-asalan. Hal ini karena setiap huruf dan angka pada bagian nomor surat mempunyai kode dan arti tertentu.

Nomor surat tersebut mengandung berbagai informasi. Misalnya, siapa yang membuat, jenis, waktu pembuatan, dan jumlah surat yang dibuat.

Adapun cara membuat nomor surat yang benar dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah (2017) adalah sebagai berikut.

1. Kode nomor surat;
2. Nomor urutan surat yang dikeluarkan;
3. Nama lembaga yang mengeluarkan surat;
4. Bulan berjalan yang ditulis dengan angka romawi;
5. Tahun berjalan.

Kelima komponen nomor surat tersebut dipisahkan dengan tanda miring (/) agar dapat dibedakan dan tetap sesuai dengan maknanya.

Contoh Nomor Surat Resmi yang Benar sesuai Aturan

Berikut adalah salah satu contoh nomor surat resmi yang benar dan penjelasannya.

Nomor: 09.119/DP-KM/VII/2022

Keterangan:

• Kode 09: Kode nomor surat keluar.
• Kode 119: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi.
• DP-KM: Nama profil instansi yang membuat sekaligus mengeluarkan surat.
• VII: Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan menggunakan angka romawi.
• 2022: Tahun berjalan dari pembuatan surat.

Saat menulis nomor surat, pastikan Anda meletakkannya di bagian posisi atas kiri di bawah kop surat. Apabila dalam surat terdapat lampiran atau perihal, maka nomor surat diletakkan di atas tulisan lampiran atau perihal tersebut.

Sumber: berbagai sumber